Каждый из нас, когда-либо сталкивался с нехваткой времени на осуществление задуманного. Встав с утра, думаешь «так, сейчас займусь этим, потом вот этим, потом надо сделать то, ну и вот это». В течение дня, как правило, возникают «важные» вопросы, которые требуют буквально немедленного решения, и какие-то дела начинают откладываться на потом. Но всё ещё надеешься всё успеть. И вот вечером, обычно перед сном, вспоминаешь, что часть задуманного, притом иногда достаточно важная, попросту была забыта или на неё не хватило времени. Приходится сдвигать осуществление каких-либо дел «назавтра», потом что-то на «послезавтра» и т.д. Задумайтесь, что вы откладываете на потом? Как правило, это ваши мечты, общение с близкими людьми, или то, что связано с личным временем, тем временем, которое вы могли бы подарить себе любимому. Возникает вопрос, что с этим делать? Как привести в порядок свои мысли, действия, и успеть всё, что задумано. Как управлять своим временем?
Всё просто и не надо ничего придумывать. В наше время в мире накопилось достаточное количество информации и опыта для того, чтобы не ломать голову тем, что уже изобретено и эффективно используется многими людьми.
Однажды… где-то на далёком западе… один американский предприниматель, президент одной из крупных металлургических корпораций тоже задался вопросом, как правильно использовать своё рабочее время для получения большей результативности. Вызвал к себе советника по предпринимательской деятельности и переложил на него свои проблемы, как это водится, поставив достаточно необычную задачу «Показать возможность лучшего использования времени». В результате советником было предложено решение, за которое президент компании заплатил ему приличную сумму, а было это элементарное структурирование рабочего дня, что теперь называется модным английским словечком «time management» (управление временем), а эта история упоминается во всех учебниках по тайм-менеджменту.
Итак, как научиться больше успевать, управляя своим временем?
- Вечером текущего дня берём лист бумаги, составляем список важных дел, которые должны сделать завтра.
- Проверяем, все ли задачи значимы (важно помнить, что нельзя объять необъятное, поэтому вычёркиваем дела, которые можно сделать в любое время)
- Расставляем приоритеты (нумеруем очередность оставшихся задач по значимости)
- Корректируем список задач в соответствии с расставленными приоритетами.
- С утра начинаем с задачи № 1 и работаем над ней, пока она не будет решена.
- Перепроверяем расставленные приоритеты и приступаем к делу № 2 , пока не закончим, дальше не идём, потом переходим к № 3 в списке и т.д.
Даже если план на день не будет выполнен полностью, это не страшно. В конце дня будут выполнены самые важные дела, и это главное. Вы не тратите время на задачи меньшей важности.
Почему важно уметь управлять своим временем? Давайте посчитаем, на что мы его тратим.
Примерное распределение времени за сутки среднестатистического человека:
Сон – 8 часов, соответственно на бодрствование – 16 часов, из них:
Одеться утром, раздеться вечером – 1 час
Еда (3-4 раза в день) – 3 часа
Туалет, ванна – 1 час
Перекур (для курящих) – 1 час
Время в пути – 2 часа
Итого на естественные нужды – 8 часов
На дела, решение задач – 8 часов
Используйте оставшееся для важных дел время грамотно и с пользой!
Для того, чтобы научиться правильно распоряжаться имеющимся у нас активом времени, нужно чётко понимать, какую цель мы перед собой ставим. К сожалению, не все из нас понимают, что такое цель. И именно поэтому идут по жизни не к заветной мечте, а к заведомому разочарованию.
Цель должна быть:
Конкретная (однозначная, нельзя трактовать разными способами)
Измеримая
Достижимая
Релевантная (подчинимая целям более высокого порядка)
Ограниченная во времени
Потренируйтесь формулировать свои цели, чтобы научиться их достигать, правильно управляя своим временем. Определите, какие из ниже перечисленных высказываний являются целями:
- Я хочу яхту
- В сентябре 2013 года у меня будет перевыполнение плана по всем показателям
- Я хочу, чтобы люди уважали меня
- Мне нужно поработать над собой
- Я буду работать лучше, чем все остальные
- Мне нужно похудеть на 5 кг
- Я буду писать по три листа в день для подготовки статьи к концу этой недели
- Я буду стройным к концу этого квартала
- Я буду приезжать на работу к 8-00, начиная с завтрашнего дня
- Для моего самосовершенствования я должен до конца текущего месяца прослушать тренинг «Установка на достижение жизненных целей»
- К 31 декабря я куплю ребёнку сноуборд
Только 2,7,9,10,11 высказывания являются целью. Почему, к примеру, фразу № 6 нельзя рассматривать как цель? Подчиняясь некоторым критериям, она однако не ограничена во времени и не достаточно конкретна. Чтобы она стала целью, она должна звучать так «Я похудею на 5 кг к 1 июня».
Неправильно поставленная цель – «поглотитель» нашего времени. Какие ещё наши неправильные действия «пожирают» драгоценное время, вы сможете определить индивидуально, составив «фотографию дня». Вы можете воспользоваться специальной формой для составления фото дня по тайм-менеджменту, скачав её по этой ссылке. Она заполнена примером действий, совершённых менеджером. Проанализируйте «фотографию дня» менеджера. Выявите основных «поглотителей времени». Предложите, как улучшить организацию его работы. Просчитайте выигрыш времени после этих улучшений.
Упражнение по составлению “фотографии дня” достаточно выполнить пару раз, чтобы прочувствовать, что значит быть “здесь и сейчас”, что в свою очередь позволит вам действовать более осознанно, последовательно, без суеты и напрасной траты времени.
После того, как возникнет полное понимание о планировании дня, можете начинать долгосрочное планирование. Оно начинается с расписания целей и задач на месяц, затем на неделю, потом уже планируется день. Соответственно по окончании дня корректируется недельный план, а по окончании недели план на месяц. Вы можете воспользоваться специальной формой для составления расписания на неделю по тайм-менеджменту, скачав её по этой ссылке.
В крупных компаниях планирование ведётся минимум от года. А помните, как в Советском Союзе планировали «пятилетку»? А впереди планеты всей, конечно же, Китайцы со своим тысячелетним планом!
Похожие страницы:
Как стать лидером профессиональной команды
Tags: как начать успевать больше, тайм менеджмент планирование